На сегодняшний день популярным источником информации становятся — конференции. Задачи мероприятия, самые разнообразные: оптимизация работы, практические советы опытных специалистов, популяризация продукции или сервиса. Но для проведения конференции в Киеве требуется планирование, разделение обязанностей, техническая работа и т.д. Главная задача — собрание должно быть ярким, участникам надо усвоить базовую информацию, а скучная лекция никогда не станет прорывом в обучении или продвижении контента.
Выбор темы
Для начала необходимо определиться с темой конференции, будет ли она актуальной или заинтересует ли она публику? При данном выборе следует учесть следующие моменты:
● интерес аудитории к определенной проблематике;
● анализ подобных тематических мероприятий, насколько они эффективны, успешны;
● экспертная оценка вопроса;
● предварительная оценка сотрудников (будущих участников) предложенной идеи;
● определение конкуренции на заданный контент;
● наличие спикеров по данной проблематике.
Лучше всего, если все теоретические аспекты учтены, тогда есть больше шансов провести успешную конференцию.
Организационное планирование
Подготовка собрания — трудоемкий, сложный процесс. После определения тематики, нужно заняться структурным и поэтапным планированием:
● определиться с количеством делегатов;
● создание рабочей программы;
● диалог со спикерами, внесение правок в план на основе экспертных суждений;
● продвижение мероприятия;
● выбор места;
● определиться с дополнительным сервисом: фуршет, кофе-брейк, ночлег участников (если прием будет несколько дней);
● техническая составляющая, работа с оборудованием;
● наем персонала;
● продумать возможность информирования участников, производство наглядных материалов;
● реклама проекта в СМИ.
Чем больше приглашенных, тем возрастают масштабы замысла. Организация сценария может занимать от нескольких месяцев до года. Специалисты данной сферы делают программу, конечно же, намного быстрее.
Здесь необходимо учесть, что сама конференция состоит из нескольких этапов:
- Ознакомление с проблематикой.
- Выводы экспертов.
- Применение практического опыта.
- Публикация различных материалов на основе проведенного форума.
Периодизация меняется в зависимости от программы, но суть остается та же. Организаторам стоит серьезно прорабатывать малейшие детали. Неудача массовых собраний может иметь губительный эффект для бизнеса, политической карьеры и т.д. Сложный сценарий воплощать в жизнь должны компетентные и опытные люди.
Спикеры
Хороший докладчик «вытянет» самую однообразную тему. Здесь также нужно обратить внимание на некоторые нюансы. Хорошо, когда лектор известен в определенной сфере, имеет вес среди делегатов. Также он должен уметь говорить, донести свою мысль до приглашенных, зрителей. Без этих составляющих спикер превратится в «свадебного генерала».
Само выступление можно разделить на:
● общее информирование (четверть отведенного времени);
● учебный, дидактический, практический необходимый материал — кейсы (половина временного промежутка);
● дискуссии, обсуждения (оставшийся период).
Часто бизнес-мероприятия заканчиваются неудовлетворительно, из-за сотрудников компании, которые, являются и докладчиками. Они останавливаются на «хвалебных одах» своему предприятию, а о необходимых данных (кейсах) совершенно не упоминают. Это хорошо, если прием был посвящен десятилетию компании, а если работа предстоит по оптимизации сервисных возможностей, тогда человек не дал полезной информации аудитории.
Продвижение
В наше время информация — важнейший двигатель прогресса. Она может стать источником созидания для бизнеса, политической деятельности или инструментом разрушения, если неправильно подать детали.
Задача маркетологов — эффективно преподнести данные во все информационные центры. Сегодня таковыми являются:
● интернет источники;
● печатные публикации;
● СМИ.
Лучше всего, комбинаторный подход — фиксация необходимых материалов в нескольких точках.
Доходная и расходная часть проекта
Чаще всего для покрытия издержек приглашаются спонсоры, партнеры и т.д. Это нормальная практика, когда партнерские организации представляют на мероприятии свой бренд, становятся участниками на коммерческой основе.
Одним из наиболее прибыльных частей приема становится — продажа билетов. Если даже она не принесет заметной прибыли компании, такое действие способно покрыть расходы на конференцию. Все зависит от характера, масштаба собрания. Возможно, делегаты будут обучаться своим предприятием, тогда продажа бывает неуместной.
Цена на билеты никогда не должна быть «символической», если освещается серьезный вопрос. Молодые люди воспринимают подобную щедрость, как лишнюю возможность провести время в теплом помещении. Возле финансового гения могут сидеть «хихикающие» студенты, которые неоднозначно реагируют на слово инфляция. Таких конфузов необходимо избежать в процессе планирования.
При формировании сметы расходов, организации конференции требуется учесть малейшие детали:
● приглашенные от спонсоров, партнеров;
● купленные билеты (как правило, даже если человек приобрел билет, не факт, что он посетит собрание);
● неоплаченные места и т.д.
Интересным способом покрыть некоторый сегмент издержек становится — интернет-трансляция.
Техническая часть программы
В зависимости от особенностей замысла, определяется потребность в аппаратуре. Сегодня обязательными техническими приспособления становятся:
● проектор и экран;
● микрофоны разные;
● ноутбуки;
● указка;
● звуковая и видео техника;
● лучше, когда есть бесплатный Wi-Fi;
● видеокамера и т.д.
Все устройства нужно протестировать, обязательно перед началом работы. Для эксплуатации различного специального оборудования понадобятся специалисты-техники.
Конференция должна стать местом, где человек получит полезную информацию и приятный эмоциональный заряд от общения с людьми своего круга, определенного рода деятельности. Организатор получит удовлетворение только от достойного проведения акции, он обязан быть максимально сосредоточен, иметь полную картину происходящего для полного контроля и устранения просчетов.
