Управление запасами – это процесс отслеживания и контроля запасов, которые нужны вашему бизнесу для эффективной работы. Его главной задачей является обеспечения постоянного наличия требуемого количества продукции в соответствующем месте в нужное время. 

С помощью эффективного управления запасами вы сможете:

  • оптимизировать склад, наполняя его в соответствии с реальными текущими и прогнозными потребностями;
  • улучшить качество обслуживания – возможность стабильно осуществлять поставки и своевременно выполнять обязательства положительно сказывается на репутации компании;
  • развивать бизнес – внедрение новых продуктов не повлияет на качество обеспечения запасами.

Эффективный менеджмент необходим для предприятий любого масштаба – от крафтовой пивоварни до крупного оптового дистрибьютора. Управление запасами предприятия помогает удовлетворить потребительский спрос с данным объемом складских помещений и ограничениями по денежным средствам.

Почему важно контролировать запасы

Объем запасов непосредственно влияет на производительность. В любой момент времени доступных ресурсов должно быть достаточно для бесперебойной работы предприятия, но при этом не слишком много, поскольку хранение инвентаря связано с расходами.  Процесс управления запасами предприятия включает в себя их отслеживание и контроль по мере перемещения от поставщиков на ваш склад и далее к потребителям. Он важен на каждом этапе цикла:

  1. Закупка. Постоянное наличие сырья для производства продукции или приобретение продуктов для продажи призвано обеспечить непрерывный финансовый цикл. Если вы останавливаетесь, то теряете деньги.
  2. Производство. Остановка работы предприятия не отменяет наличие постоянных расходов, например, оплаты аренды или начисления зарплаты за простой. Возобновление деятельности и необходимость срочно выполнить заказы приведет к увеличению затрат на оплату сверхурочного труда или поиск новых сотрудников.
  3. Хранение запасов. Содержание складов – это расходы. Чем дольше на них находятся готовые продукты или сырье, тем выше становится их стоимость для предприятия. Кроме того важно учитывать затраты на утилизацию и списание поврежденной продукции.
  4. Продажи. Ритейлеры не захотят держать полки магазинов пустыми в ожидании отсутствующего продукта. Дефицит товаров может стать причиной потери партнеров, низкой эффективности рекламных кампаний, а их переизбыток приведет к необходимости снижать цену или устраивать распродажи, чтобы быстрее вернуть вложенные средства. 
  5. Результаты. Создание рационального объема запасов позволит ускорить финансовый цикл за счет обеспечения достаточного количества ходовых товаров. Средства, которые замораживаются в запасах, имеют свою стоимость и могут приносить бизнесу больше реальной пользы.

Цена неграмотного управления запасами слишком высока. Ежегодно во всем мире товар стоимостью почти 1,5 триллиона долларов находится в состоянии избытка, что приводит к потере дохода его собственника. Даже прогрессивная американская экономика страдает от высоких затрат, связанных с нерациональным управлением запасами. В их структуре 56% составляют отсутствие продукции на складе, а 44% – избыточное накопление. 

Как эффективно управлять запасами

Чем крупнее компания, тем больший объем ресурсов разного типа она аккумулирует для обеспечения своей деятельности. Одновременно с этим становится сложнее правильно управлять запасами. Спрос на различные виды товаров может меняться асинхронно, каждый поставщик иметь свой график отгрузок, а сезонность заставит быть гибкими в наполнении складов. Кроме того, важно контролировать готовность к работе всех бизнес-подразделений. Процесс управления складскими запасами включает:

  1. Категоризацию ассортимента. ABC, XYZ-анализ помогут определить приоритетные зоны контроля.
  2. Анализ эффективности по ключевым показателям. Оборачиваемость, уровень сервиса, рентабельность запасов, объемы недополученной прибыли и другие расчетные коэффициенты позволяют оценить результаты управления и помогут в поиске проблем.
  3. Прогнозирование спроса. Дает информацию о факторах, которые нужно учесть при историческом анализе (сезонность, маркетинговые акции, дефициты и т.д.).
  4. Работу со страховым запасом. Позволяет учитывать риски срывов сроков поставки и колебаний спроса.

Процесс управления материальными запасами будет индивидуальным для каждой компании. Например, розничные продавцы, продающие дорогостоящие или скоропортящиеся товары, выиграют от системы JIT (Just in Time) или системы прямой доставки. Прогноз спроса имеет решающее значение, когда речь идет о высоких затратах на хранение по сравнению с чистой прибылью. 

Не менее важна и оценка распределения запасов между различными филиалами и подразделениями организации. Так, с началом пандемии компании, использовавшие современные решения для учета запасов, смогли быстро начать реализовывать имеющиеся у них товары онлайн, используя запасы своих розничных магазинов. В то время как конкуренты несли убытки, бизнес таких организаций, только расширил клиентскую базу. В зависимости от характера спроса и стоимости продукции, может быть целесообразно осуществлять перемещения товаров между магазинами в условиях дефицита и нарушения сроков поставок. 

Хотя каждый ответственный менеджер принимает решение о формировании запасов в зависимости от специфики конкретного бизнеса, оценки рыночной ситуации и прогнозов, большинство предприятий страдают от одних и тех же проблем, к которым относятся:

  • неточные исторические данные;
  • разрозненные автономные источники информации;
  • задержки с формированием заказов.

Если дать оценку текущему состоянию запасов на основе рассчитанных коэффициентов и данных динамики достаточно просто, то осуществлять непосредственное управление аккумулированием товаров и ресурсов значительно сложнее. Грамотный менеджмент требует сопоставления большого количества данных и сложно реализуется в условиях ручного сбора и анализа информации. 

Оптимизируйте запасы до того, как они станут проблемой

Прогнозирование потенциальных дефицитов и излишков – сложная задача. Традиционный учет запасов хорошо справляется с ее выполнением на уровне отдельного магазина. Однако современный бизнес уже не так прост. Большинству предприятий приходится иметь дело с несколькими каналами сбыта, множеством розничных партнеров, сталкиваться с глобальными проблемами цепочки поставок и непредсказуемыми потребительскими тенденциями. В условиях, когда магазин и склад существуют в разных мирах, а их деятельность изучается отдельно, невозможно достичь баланса между дефицитом и перезатариванием.

Решающую роль в эффективном управлении запасами на предприятии играет точность информации, а также мобильность в принятии решений. В ситуации, когда руководители получают и анализируют отчеты с задержками, возможно только констатировать факт накопления излишков продукции или ее недостатка. Однако принятие решения постфактум имеет мало общего с эффективным управлением.  

Автоматизация процесса сбора и обработки данных в таких условиях является ценным ресурсом. За счет нее удается оперативно знакомиться с текущими показателями, выявлять тенденции и вовремя реагировать на них. Система легко масштабируется вместе с развитием бизнеса и позволяет перейти от интуитивного управления к принятию обоснованных решений на основе реальных данных.