Трудові книжки переходять у цифровий формат: що потрібно знати

Отже, з 2026 року паперові трудові книжки можна буде покласти на полицю (або й зовсім забути про них). Чому? Тому що вся інформація про ваш стаж, прийняття на роботу, звільнення — усе це тепер в електронному форматі. Тобто, більше ніяких втрачених або зіпсованих сторінок, ніяких черг у відділі кадрів, щоб отримати виписку.

Взагалі-то, ще з 2021 року почав працювати електронний облік. Але це був такий собі тестовий період: люди ще могли користуватися старими книжками, а роботодавці мали час на адаптацію. Тепер держава вирішила: досить з цим тягнути, переходимо повністю на "цифру".

Що таке електронна трудова книжка

Ну, якщо коротко — це та ж сама трудова книжка, тільки без паперу. Усі записи про ваш стаж зберігаються в електронному вигляді, і їх можна подивитися хоч з телефону, хоч з комп’ютера. Ось що ви зможете знайти у своїй ЕТК:

• інформацію про трудовий стаж;
• коли і куди вас приймали на роботу;
• усі переведення, звільнення та зміни у вашій кар'єрі.

Чому це зручно

А які плюси від цього?

Переваг у переходу на електронний формат купа. Ось лише кілька:

• Менше паперової мороки. Не треба зберігати книжку, боятися її втратити чи шукати, куди поклали.
• Швидкість доступу. Всі дані про ваш стаж доступні онлайн. Треба виписка? Зайшли на сайт Пенсійного фонду — і вуаля!
• Безпека. Паперову книжку можна загубити або випадково залити кавою. А електронна версія зберігається у базі, де її не знищить жоден форс-мажор.
• Простота нарахування пенсії. Дані вже є в системі, тож жодних бігань по установах, аби підтвердити стаж.

Як усе це працює

Перехід на електронний формат триває вже кілька років, але якщо ви ще не перевели свою трудову книжку у цифровий вигляд — саме час.

Процедура така: скануєте паперову трудову книжку, завантажуєте її на сайт Пенсійного фонду України, і все. Дані вносяться у систему, а далі — тільки електронний облік. Роботодавець сам передає інформацію про прийняття/звільнення, вам не треба нічого носити.

Як перевірити, чи ваша трудова вже в базі

Просто заходите на портал ПФУ, входите через електронний підпис, відкриваєте розділ "Електронна трудова книжка" і перевіряєте. Якщо там уже є всі записи — вітаю, ваша трудова офіційно "оцифрована". Якщо чогось бракує, варто подати документи.

То що, тепер прощатися з паперовими книжками

Так, але не обов’язково викидати! Хоч вони більше не будуть обов’язковими, у вас все одно залишається можливість їх зберігати. Як пам’ятку або просто для себе. Але від 2026 року всі офіційні записи будуть вестися тільки онлайн.

Словом, епоха паперових трудових книжок добігає кінця. Нова система обіцяє бути зручнішою, швидшою і надійнішою. То чому б не скористатися цим уже зараз.